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【转载】如何在Excel电子表格设置下拉箭头,出错提示和定义名称?  

2015-01-06 23:54:38|  分类: 博客技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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如何在Excel 电子表格设置下拉箭头,出错提示和定义名称?

  Excel电子表格是电脑办公自动化的必用工具。  Excel 电子表格最有用处的3种设置是:下拉箭头出错提示定义名。每个进行电脑自动化办公的人不能不懂。

下拉箭头”作用:限定范围,方便照单填表。例如产品产地只能出自限定的某个地方。其他地方不能填也无法填。

“出错提示”作用:防止出错。例如准考证号码必须是9位数,不是9位数就提示出错,就要取消或重填,直到填正确为止。

定义名称”作用:快速查找,简化计算。例如在数万考生中几秒钟就能找到某个考生的分数。

现以招生办常用电子表格为例说明如何设置.

             一。设置“生源地”下拉箭头:(见表格)

考生来自广西各地市:南宁,柳州,桂林,梧州 ,百色…… 设置“生源地”下拉箭头,填表时单击下拉箭头▼就很方便地输入生源地,并且不易出错。方法是:

1.在 “生源地”列设置下拉箭头。按住鼠标左键,从C2拖到C11, 即选中 C2:C11区域。

2.单击“数据”选项卡,单击“数据工具”组中的“数据有效性-数据有效性”按钮,弹出“数据有效性”对话框,单击“设置”,单击“允许”文本框下拉箭头∨,在下拉菜单中单击“序列”,在“来源”文本框中输入以下文字 “ 南宁,柳州,桂林,梧州 ,百色 ” (不要输入双引号),单击“确定”。注意,南宁,柳州,桂林,梧州 ,百色 中的逗号必须在英文状态下输入,否则会出错。

Excel电子表格最有用处的3种设置如何设置,你知道吗? - olay - olay的博客

 

     设置完后,单击C2到C11任一单元格,在单元格方框右侧就会出现下拉箭头▼,单击▼,就会弹出下拉框中列表:南宁,柳州,桂林,梧州 ,百色  可选择合适的单击。
Excel电子表格最有用处的3种设置如何设置,你知道吗? - olay - olay的博客

 

           二。 设置“准考证号”列防止和禁止出错提示:

准考证号码是9位数,如果输入错了,后果会很严重,为了防止出错,要设置防止和禁止出错提示,以便出错时得到改正。方法是:

1.在 “准考证号”列设置。 按住鼠标左键,从D2拖到D11, 即选中D2:D11区域。

2..单击“数据”选项卡,单击“数据工具”组中的“数据有效性-数据有效性”按钮,弹出“数据有效性”对话框,单击“设置”,单击“允许”文本框下拉箭头∨,在下拉菜单中单击“自定义”,在“公式”文本框中输入以下公式:“=AND(ISNUMBER(D2),LEN(D2)=9)”(注意,不要漏掉等号=)。 单击“输入信息”按钮,在“标题”文本框中输入文字“注意!”(不要输入双引号),在“输入信息”文本框中输入“准考证号码是9 位数”,单击“出错警告“按钮,在“样式”下拉框中选择“停止”,在“标题”文本框中输入“警告!”,在“错误信息”文本框中输入“请输入9位数。”,单击“确定”。见下三个图表:

Excel电子表格最有用处的3种设置如何设置,你知道吗? - olay - olay的博客

 

Excel电子表格最有用处的3种设置如何设置,你知道吗? - olay - olay的博客

 

Excel电子表格最有用处的3种设置如何设置,你知道吗? - olay - olay的博客
 

设置完后,单击D2到D11任一单元格,就会显示出“注意!准考证号码是9位数”的文字提示。输入准考证号码如果不是9位数,就会弹出“警告!请输入9位数。”文字,在“警告”框中单击“重试”或“取消”,可重新输入,直到输入正确为止。

      三.在“姓名”列和“总考分”列设置定义名称:

定义名称的目的是:A. 把两个对象连系在一起,可以很方便地从一个对象查找另一个对象。 B. 名称经过定义后实际上变成了公式,可以用它简化一些复杂的计算。

此表“定义名称”是为了把“姓名”和“总考分”连系起来,在空白处输入等号=和任一考生姓名,就能立即知道他的总考分。当有几干几万考生时,查找某一考生分数就很容易了。方法是:

1. 在“姓名”列和“总考分”列设置。按住鼠标左键拖动,从A2拖到B11, 选中A2:B11区域。

2.单击“公式”选项卡,单击“定义的名称”组中的“根据所选内容创建”按钮,弹出“以所选区域创建名称”对话框,选中“最左列”复选框,即让□打上√,其他复选框都不能有√,单击“确定”。见下图表:

Excel电子表格最有用处的3种设置如何设置,你知道吗? - olay - olay的博客

 设置完后,在E列任一单元格输入等号=和人名就可查找出该人的总考分。例如要查找陈冰的总考分,就在E2单元格输入以下公式 “ =陈冰 ”,然后。按回车键(即Enter键)。1秒钟就能在数万考中查出陈冰的总考分是680分。注意,等号=不能漏掉。

注意,以上要求输入文字的描述都不要输入双引号。

以上设置不能做太多解释,因为解释越多,问题会越复杂。只有通过多练,就能慢慢理解,就能举一反三了。

以下是未设置之前的原始表格,可用原始表格进行三个设置练习。

Excel电子表格最有用处的3种设置如何设置,你知道吗? - olay - olay的博客
(注,以上插图都是用键盘上的Print Screen SysRq 键(见F12键右侧)截图的)

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